Datenschutz

Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten in der Organisierten Nachbarschaftshilfe

Grundsätze

Grundsätzlich sind drei gesetzliche Regelungen besonders wichtig bei der Entscheidung, wie lange Dokumente aufbewahrt, bzw. wann sie gelöscht werden müssen: 1. das Steuerrecht bzw. die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), das v.a. die Aufbewahrungsfristen benennt, 2. das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), das sich mit v.a. mit Löschpflichten befasst und 3. das allgemeine Kirchenrecht der Diözese Rottenburg-Stuttgart, das insbesondere für Organisierte Nachbarschaftshilfen in katholischer Trägerschaft greift. Das KDG hat nach §1 KDG den Zweck – „den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.“ Es gilt für alle Organisierte Nachbarschaftshilfen mit kirchlichem Träger. Für alle nicht-kirchlichen Träger gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die sich jedoch in den meisten Fällen nicht vom KDG unterscheidet.

Zu Schütztende Daten

Als „personenbezogen“ sind alle Daten zu betrachten, die einer natürlichen Person zuordenbar sind und diese identifizieren können. Das sind beispielsweise Adresse, Geburtsdatum, KFZ-Kennzeichen aber auch Beschreibungen vom Aussehen etc. Im Zweifel sollte der Begriff möglichst weit gefasst werden um sicherzugehen, dass diese Daten geschützt sind. Die Inhalte des KDG lassen sich im Prinzip auf folgende, für die Übersicht relevante Punkte zusammenfassen:

• Zweckbindung bei der Speicherung: Personenbezogene Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck gespeichert werden. Dieser muss transparent und nachvollziehbar für die betreffende Person sein. Sobald dieser wegfällt, müssen die Daten gelöscht werden.
• Vertraulichkeit: Es dürfen nur Personen Zugang zu den Daten haben, die diesen auch benötigen. Daraus erwächst die Pflicht zum Schutz der Daten (in Papierform oder di-gital auf elektronischen Geräten)
• Zulässigkeit: Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn das Datenschutzgesetz, KDG oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt, anordnet oder die*der Betroffene eingewilligt hat.

Kirchliche Archivordnung (KAO)

Die Kirchliche Archivordnung steht über dem KDG und ermöglicht eine Erhaltung der kirchlichen Geschichte und somit auch des kulturellen Erbes. Dies ist eine Sonderregelung, die nur für kirchliche Träger, sowohl evangelische als auch katholische, gilt. Praktisch bedeutet dies für Nachbarschaftshilfen in kirchlicher Trägerschaft, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Dokumente nicht vernichtet bzw. gelöscht werden, sondern dem kirchlichen Archiv angeboten werden müssen, das über eine Archivierung entscheidet. Dies kann über das Pfarrbüro oder direkt an das diözesane Archiv erfolgen.

Ordnungsgemäße Buchführung und Handelsgesetzbuch

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sollen gewährleisten, dass alle Buchungen nachvollziehbar sind, sowohl im Betrieb, als auch für staatliche Behörden. Sobald Geld fließt, müssen diese berücksichtigt werden. Das hat auch entsprechende Auswirkungen auf die Organisierte Nachbarschaftshilfe, selbst wenn von der Einsatzleitung selbst keine Buchungen durchgeführt werden (sondern bspw. von der*dem Kirchenpfleger*in). Wichtig für Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten sind folgende Grundsätze:

• Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die Geschäftsvorfälle müssen tatsäch-lich stattgefunden haben und objektiv aus den Büchern hergeleitet werden können.
• Grundsatz der Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig, d.h. lückenlos sein.
• Belegprinzip: Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.

Damit diese Grundsätze erfüllt sind müssen einige Dokumente entsprechend aufbewahrt werden. Die Fristen hierfür sind im HGB unter § 257 Aufbewahrung von Unterlagen – Aufbewahrungsfristen definiert:

10 Jahre:	Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
6 Jahre:	die empfangenen Handelsbriefe (Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen) und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.

Eine genaue tabellarische Übersicht, wie lange die Dokumente der Organisierten Nachbarschaftshilfe aufbewahrt werden müssen und wie die Löschfristen gesetzt sind, findet sich für unsere Mitglieder in unserem Intranet.

Datenschutz in der Öffentlichkeitsarbeit

Auch in der Öffentlichkeitsarbeit, ob nun bei Printmedien, Onlineveröffentlichungen, auf der Homepage oder auf Social Media, muss der Datenschutz nach den oben beschriebenen Grundsätzen beachtet werden. Kurz zusammengefasst bedeutet dies insbesondere, dass keine personenbezogenen Daten, ohne mündliches oder schriftliches Einverständnis, veröffentlicht werden dürfen. Ein Einverständnis kann jederzeit zurückgezogen werden. In dem Fall muss der geteilte Beitrag sofort gelöscht werden.

Zu personenbezogenen Daten, die in diesem Bereich relevant sein können, zählen unter Anderem:

• KFZ-Kennzeichen
• Gesichter
• Adressen
• Namen
• uvm.